Kurz gesagt
Die Regeln für Ihre Buchhaltung
Für die meisten Einzelfirmen ist die Buchhaltung einfacher als gedacht. Diese vier Zahlen bestimmen, was Sie tun müssen.
Milchbüchlein
So führen Sie die einfache Buchhaltung
Das Gesetz verlangt bis CHF 500'000 Umsatz nur drei Dinge: Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage. Wie Sie das festhalten, ist Ihnen überlassen.
- EinnahmenJede Zahlung von Kunden, bar oder per Bank, mit Datum und Beleg.
- AusgabenMaterial, Miete, Telefon, Versicherungen, jeweils mit Quittung oder Rechnung.
- VermögenslageAm Jahresende: Kasse, Bank, offene Rechnungen, Vorräte, Geräte und Schulden.
- Laufend erfassenAm besten jede Woche. Wer erst im Februar alles nachträgt, sucht Belege.
| Datum | Text | Betrag CHF |
|---|---|---|
| 03.11. | Kasse Tageseinnahmen | +640.00 |
| 04.11. | Haarpflege-Produkte | −312.40 |
| 05.11. | Miete Salon | −1'850.00 |
| 06.11. | Kasse Tageseinnahmen | +585.00 |
| 07.11. | Telefon, Internet | −79.90 |
| Total | Einnahmen | 1'225.00 |
| Total | Ausgaben | 2'242.30 |
Doppelte Buchhaltung
Wann die doppelte Buchhaltung Pflicht ist
Ab CHF 500'000 Umsatz gelten für Einzelfirmen die vollen Regeln des Obligationenrechts. Freiwillig dürfen Sie jederzeit doppelt buchen.
Milchbüchlein
- Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage
- Eine Liste oder Tabelle genügt, ein Kontenplan ist nicht nötig
- Erlaubt bis CHF 500'000 Umsatz
- Passt für Coiffeursalon, Beratung oder kleine Handwerksbetriebe
Doppelte Buchhaltung
- Jede Buchung erscheint auf zwei Konten, im Soll und im Haben
- Kontenplan nach dem Kontenrahmen KMU
- Jahresabschluss mit Bilanz und Erfolgsrechnung
- Pflicht ab CHF 500'000 Umsatz, für jede GmbH von Anfang an
Buchhaltungsprogramme führen im Hintergrund eine doppelte Buchhaltung. Sie erfassen Rechnungen und Belege, das Programm erledigt Soll und Haben. Wie das bei einer GmbH aussieht, steht unter Buchhaltung GmbH.
Belege und Aufbewahrung
Welche Belege Sie wie lange aufbewahren
Keine Buchung ohne Beleg. Das gilt auch für das Milchbüchlein und für jeden bar bezahlten Kaffee mit einem Kunden.
10 Jahre
Bücher und Belege
Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres. Belege für 2026 bewahren Sie also bis Ende 2036 auf.
Art. 958f OR
GeBüV
Elektronisch erlaubt
Die Dateien müssen bis zum Ende der Frist lesbar bleiben und dürfen nicht unbemerkt verändert werden können. PDF/A eignet sich gut.
Geschäftsbücherverordnung
20 Jahre
Liegenschaften
Belege zu Immobilien müssen Sie für die MWST bis zu 20 Jahre aufbewahren.
Bargeld
Kassenbuch
Nehmen Sie Bargeld ein, halten Sie jede Einnahme und Ausgabe der Kasse fest, mit Saldo.
Kopie
Eigene Rechnungen
Auch Ihre ausgestellten Rechnungen sind Belege. Bewahren Sie von jeder eine Kopie auf.
Eigenbeleg
Wenn ein Beleg fehlt
Schreiben Sie einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zweck und Unterschrift. Das sollte die Ausnahme bleiben.
Privat und Geschäft
Privates und Geschäftliches sauber trennen
In der Einzelfirma gehört alles Ihnen. Umso wichtiger ist, dass private Ausgaben nicht als Geschäftsaufwand im Milchbüchlein landen.
- Eigenes GeschäftskontoNicht vorgeschrieben, aber die einfachste Trennung. Private Ausgaben laufen übers Privatkonto.
- PrivatbezügeWas Sie für sich vom Geschäftskonto nehmen, ist kein Aufwand. Es mindert den Gewinn nicht.
- PrivatanteileNutzen Sie Auto, Handy oder Arbeitsraum auch privat, gehört der private Teil nicht in den Aufwand. Für manche Fälle gibt es Pauschalen der Steuerverwaltung.
Ihr Geschäftshandy kostet CHF 80 im Monat. Sie nutzen es zu einem Viertel privat:
CHF 80 × 12 = CHF 960 im Jahr
CHF 960 × 25 % = CHF 240 privat
CHF 960 − CHF 240 = CHF 720 Geschäftsaufwand
Steuererklärung
Die Steuererklärung als Selbständige
Den Gewinn Ihrer Einzelfirma geben Sie in Ihrer privaten Steuererklärung an. Je nach Kanton gehört ein eigenes Formular oder Hilfsblatt für Selbständigerwerbende dazu.
- Jahr abschliessen
Einnahmen und Ausgaben zusammenzählen und die Vermögenslage per 31. Dezember festhalten.
- Privates herausrechnen
Privatanteile für Auto, Telefon oder Waren abziehen, Privatbezüge nicht als Aufwand zählen.
- Formular ausfüllen
Den Gewinn tragen Sie im Formular oder Hilfsblatt Ihres Kantons ein. Er zählt zu Ihrem Einkommen.
- Unterlagen beilegen
Ihre Aufstellung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögen oder die Jahresrechnung.
- AHV folgt
Die Ausgleichskasse übernimmt das Einkommen aus Ihrer Veranlagung für die definitiven Beiträge. AHV für Selbständige
- MWST separat
Sind Sie MWST-pflichtig, rechnen Sie zusätzlich mit der ESTV ab. MWST Schweiz
Excel oder Software
Womit Sie die Buchhaltung führen
Für ein paar Belege im Monat genügt Excel. Sobald Sie regelmässig Rechnungen schreiben oder MWST abrechnen, spart ein Programm Zeit. Preise exklusive MWST, Stand November 2026.
| Lösung | Kosten | Gut für | Grenzen |
|---|---|---|---|
| Excel-Vorlage | gratis | wenige Belege, Barkasse | keine QR-Rechnung, kein Bankabgleich |
| Gratis-Programm | CHF 0 | Einsteiger mit etwas Buchhaltungswissen, z. B. CashCtrl oder Swiss21 | Funktionen je nach Anbieter eingeschränkt |
| bexio Basic | CHF 35 pro Monat | Offerten, QR-Rechnungen und Buchhaltung in einem | ohne Bankanbindung |
| bexio Advanced | CHF 42 pro Monat | dazu Bankabgleich und Belegscan, 50 Belege pro Monat | Lohn kostet extra |
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Fragen
Häufige Fragen zur Buchhaltung der Einzelfirma
Die Antworten gelten für Einzelfirmen in der Schweiz, Stand November 2026. Im Zweifel hilft Ihr Treuhänder oder das kantonale Steueramt.
Antworten
Was ist ein Milchbüchlein?
So nennt man in der Schweiz die einfache Buchhaltung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage. Einzelfirmen dürfen sie bis CHF 500'000 Umsatz führen, statt einer doppelten Buchhaltung.
Kann ich die Buchhaltung in Excel führen?
Ja, das Gesetz schreibt kein Programm vor. Wichtig ist, dass jede Zahl einen Beleg hat und Sie am Jahresende die Vermögenslage festhalten. Eine passende Excel-Vorlage finden Sie bei uns gratis.
Muss ich als Einzelfirma eine Bilanz erstellen?
Bis CHF 500'000 Umsatz nicht im Sinne einer Jahresrechnung nach Obligationenrecht. Sie halten aber die Vermögenslage fest, also was die Firma am Jahresende besitzt und schuldet. Ab CHF 500'000 Umsatz sind Bilanz und Erfolgsrechnung Pflicht.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres. Elektronisch ist erlaubt, wenn die Dateien lesbar bleiben und nicht unbemerkt verändert werden können. Belege zu Liegenschaften müssen für die MWST bis zu 20 Jahre aufbewahrt werden.
Darf ich private Ausgaben über die Firma laufen lassen?
Bezahlen können Sie sie vom Geschäftskonto, als Aufwand verbuchen dürfen Sie sie nicht. Was Sie privat nutzen, ist ein Privatbezug oder Privatanteil und mindert den Gewinn nicht.
Brauche ich als Einzelfirma einen Treuhänder?
Nein, vorgeschrieben ist das nicht. Viele Selbständige führen das Milchbüchlein selbst und holen sich nur für die erste Steuererklärung Hilfe. Mit MWST, Personal oder über CHF 500'000 Umsatz lohnt sich ein Treuhänder eher.
Was kostet bexio für eine Einzelfirma?
Im Jahresabo CHF 35 pro Monat für Basic oder CHF 42 für Advanced mit Bankabgleich, jeweils exklusive MWST. Im Monatsabo kostet jedes Paket CHF 10 mehr. Mehr dazu im bexio-Test.
Quellen und Stand
- Obligationenrecht, Art. 957 (Buchführungspflicht) und 958f (Aufbewahrung)
- KMU-Portal des Bundes: Elektronische Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV), abgerufen am 3. November 2026
- KMU-Portal des Bundes: Rechtsform Einzelunternehmen
- ESTV: MWST-Steuerpflicht
- Preisseite von bexio, abgerufen am 3. November 2026; Preise der Gratis-Programme laut Anbieter
