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Rechnung schreiben in der Schweiz: die Vorlage
Zwei Fassungen mit demselben Aufbau. Word passt, wenn Sie viel Text schreiben. Excel passt, wenn die Tabelle rechnen soll.
Word
Rechnung als Brief
Briefkopf, Adressfeld für das Fenstercouvert, Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Positionen, MWST und Bankverbindung. Platzhalter in eckigen Klammern ersetzen.
Excel
Rechnet selbst
Menge mal Preis, Rabatt, MWST pro Satz und Total. Den Satz wählen Sie pro Position aus einer Liste: 8,1 %, 2,6 % oder 3,8 %.
30 Tage
Zahlbar bis
Rechnungsdatum und Zahlungsfrist eintragen, das Fälligkeitsdatum rechnet die Tabelle. Voreingestellt sind 30 Tage.
Checkliste
Pflichtangaben auf einer Rechnung nach Art. 26 MWSTG
Diese sechs Angaben braucht eine Rechnung in der Regel, damit Ihre Kundin die MWST als Vorsteuer abziehen kann. Die Vorlage enthält alle, dazu Nummer, Fälligkeit und Bankverbindung.
- Ihr Name und Ort, so wie Sie im Geschäftsverkehr auftreten, mit MWST-Nummer (UID mit Zusatz MWST, z. B. CHE-123.456.789 MWST)
- Name und Ort der Kundin oder des Kunden, ebenfalls wie im Geschäftsverkehr
- Datum oder Zeitraum der Leistung, wenn es nicht dem Rechnungsdatum entspricht
- Art, Gegenstand und Umfang der Leistung, also was, wie viel und wie lange
- Das Entgelt, den Preis für die Leistung
- MWST-Satz und MWST-Betrag. Ist die Steuer im Preis enthalten, genügt der Satz
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, fortlaufend, damit Sie jede Zahlung zuordnen können
- Zahlungsfrist und Konto, am einfachsten mit dem QR-Zahlteil
Auf Kassenzetteln aus der Registrierkasse bis CHF 400 darf der Name der Kundschaft fehlen (Art. 26 Abs. 3 MWSTG, Art. 57 MWSTV). Mehr dazu bei der Quittung-Vorlage.
Muster
So sieht eine korrekte Rechnung aus
Die Malerei Brunner GmbH in Luzern hat im Oktober das Treppenhaus eines Cafés in Zürich gestrichen. Ihre Rechnung erfüllt alle Pflichtangaben und hat unten den Zahlteil.
- Absender und EmpfängerFirmenname mit Ort, dazu die MWST-Nummer der Malerei.
- LeistungszeitraumOktober 2026, weil die Arbeit vor dem Rechnungsdatum lag.
- MWST getrennt8,1 % auf CHF 2'095.00 ergibt CHF 169.70, Total CHF 2'264.70.
- Zahlteil mit QR-CodeDie Kundin scannt den Code im E-Banking, Betrag und Referenz sind schon ausgefüllt.
Kleinunternehmen
Rechnung mit oder ohne MWST?
MWST-pflichtig sind Sie ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr aus Leistungen im In- und Ausland. Darunter schreiben Sie Rechnungen ohne MWST, ausser Sie haben sich freiwillig angemeldet. Details unter MWST Schweiz.
MWST-pflichtig
- MWST-Nummer im Kopf: CHE-123.456.789 MWST
- Satz pro Position: 8,1 %, 2,6 % oder 3,8 %
- MWST-Betrag und Total inklusive MWST ausweisen
- Rechnungen mit dem Satz abrechnen, den die Leistung hat
Nicht MWST-pflichtig
- Keine MWST auf der Rechnung, auch kein Hinweis darauf
- Keine MWST-Nummer, die UID allein dürfen Sie angeben
- Nur «Total CHF», nicht «exkl.» oder «inkl. MWST»
- In der Excel-Vorlage die Spalte MWST leer lassen
Wer nicht im Register der MWST-pflichtigen Personen steht, darf in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen. Wer es trotzdem tut, schuldet die ausgewiesene Steuer, ausser die Rechnung wird korrigiert (Art. 27 MWSTG).
Zahlungsfrist
Welche Zahlungsfrist ist bei Rechnungen üblich?
30 Tage.
Das Gesetz kennt keine feste Zahlungsfrist für Rechnungen. Üblich sind 30 Tage, kürzere Fristen sind möglich. Schreiben Sie ein konkretes Datum auf die Rechnung, das verhindert Missverständnisse.
- 0Tag 0: Rechnung verschickenAm besten gleich nach der Leistung, solange alles frisch ist.
- 30Tag 30: Frist abgelaufenIst ein Zahlungstermin vereinbart, etwa in der angenommenen Offerte, ist die Kundin ab dem Tag danach im Verzug.
- 35Tag 35: ZahlungserinnerungFreundlich, mit neuer Frist. Ohne vereinbarten Termin setzt erst diese Mahnung die Kundin in Verzug (Art. 102 OR).
- 5 % VerzugszinsAb dem Verzug dürfen Sie 5 % Zins pro Jahr verlangen (Art. 104 OR).
QR-Rechnung
Der Zahlteil mit QR-Code
Die roten und orangen Einzahlungsscheine gibt es seit dem 30. September 2022 nicht mehr. Wer einen Einzahlungsschein mitschickt, nimmt den QR-Zahlteil. Seit dem 22. November 2025 sind darin nur noch strukturierte Adressen erlaubt, also Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort in getrennten Feldern.
Unsere Vorlage erzeugt keinen QR-Code. Zahlteil mit QR-Code: mit Ihrem E-Banking oder Rechnungsprogramm erzeugen und unten an die Rechnung oder als eigene Seite anfügen. Wie das geht, steht unter QR-Rechnung erstellen.
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In bexio entsteht die QR-Rechnung mit Zahlteil automatisch, auf Wunsch auch als eBill. Ab dem Paket Advanced ordnet bexio die Zahlungen von der Bank den offenen Rechnungen zu. Ab CHF 35 pro Monat im Jahresabo, 30 Tage gratis testbar. Für ein paar Rechnungen im Jahr reicht die Vorlage.
Häufige Fehler
Sechs Fehler, die Rechnungen verzögern
Die meisten Rückfragen von Kunden und Treuhändern drehen sich um dieselben Punkte. Prüfen Sie diese vor dem Versand.
Satz
Falscher MWST-Satz
Lebensmittel und Bücher haben 2,6 %, Übernachtungen 3,8 %, fast alles andere 8,1 %. Der Satz hängt an der Leistung, nicht an der Kundin.
Datum
Leistungsdatum fehlt
Liegt die Arbeit vor dem Rechnungsdatum, gehören Datum oder Zeitraum der Leistung auf die Rechnung.
Text
Leistung zu ungenau
«Diverse Arbeiten» reicht nicht. Schreiben Sie, was Sie gemacht oder geliefert haben, mit Menge und Einheit.
MWST
MWST ohne Eintrag
Nicht registriert und trotzdem MWST verlangt? Dann schulden Sie diese Steuer. Lieber nur «Total CHF» schreiben.
Zahlteil
Alte Adressen im QR-Code
Seit 22. November 2025 nur noch strukturierte Adressen. Ältere Zahlteile aus Vorlagen oder Programmen prüfen.
Nummer
Keine fortlaufende Nummer
Ohne Rechnungsnummer finden Sie Zahlungen und Mahnungen schwer wieder. Einfach hochzählen: 2026-001, 2026-002.
Alle Vorlagen
Gratis-Vorlagen für Ihre Firma
Alle Vorlagen nach Schweizer Recht, mit Franken, MWST-Sätzen 2026 und ohne Anmeldung.
Fragen
Häufige Fragen zur Rechnung
Word- und Excel-Vorlage sind kostenlos und ohne Anmeldung.
Antworten
Wie schreibe ich eine Rechnung in der Schweiz?
Nehmen Sie eine Vorlage mit Briefkopf, tragen Sie Kundin, Rechnungsnummer, Datum und Leistungsdatum ein und listen Sie die Leistungen mit Menge und Preis auf. Sind Sie MWST-pflichtig, kommen MWST-Nummer, Satz und Betrag dazu. Am Schluss stehen Zahlungsfrist und Konto, am besten als QR-Zahlteil.
Was muss auf einer Rechnung stehen?
Nach Art. 26 MWSTG in der Regel: Name und Ort von Ihnen und der Kundin, Ihre MWST-Nummer, Datum oder Zeitraum der Leistung, Art und Umfang der Leistung, der Preis sowie MWST-Satz und MWST-Betrag. Rechnungsnummer und Zahlungsfrist sind nicht vorgeschrieben, aber praktisch unverzichtbar.
Darf ich eine Rechnung ohne MWST schreiben?
Ja, wenn Sie nicht MWST-pflichtig sind. Das ist bei weniger als CHF 100'000 Umsatz im Jahr der Fall, sofern Sie sich nicht freiwillig angemeldet haben. Dann darf auf der Rechnung keine MWST stehen, auch kein Hinweis darauf.
Muss eine Rechnung einen QR-Code haben?
Nein, eine Rechnung ist auch ohne QR-Code gültig. Wenn Sie aber einen Einzahlungsschein mitschicken, muss es seit dem 30. September 2022 der QR-Zahlteil sein. Die meisten Kunden erwarten ihn, weil sie damit in Sekunden bezahlen.
Kann ich als Einzelfirma ohne Handelsregister Rechnungen schreiben?
Ja. Eine Einzelfirma muss sich erst ab CHF 100'000 Umsatz im Jahr ins Handelsregister eintragen. Rechnungen schreiben Sie unter Ihrem Namen, der Firmenname muss Ihren Familiennamen enthalten. Mehr unter Einzelfirma gründen.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Zehn Jahre, gezählt ab Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f OR). Elektronisch ist erlaubt, wenn die Dateien lesbar bleiben und Änderungen feststellbar sind.
Quellen und Stand
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 26 (Rechnung) und Art. 27 (unberechtigter Steuerausweis); Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV), Art. 57
- KMU-Portal: Rechnungsstellung (MWST-Nummer als UID mit Zusatz MWST), abgerufen am 3. November 2026
- ESTV: MWST-Steuersätze, ESTV: Steuerpflicht
- Obligationenrecht, Art. 102, 104 und 958f
- SIX: Factsheet QR-Rechnung für KMU (strukturierte Adressen)
- Preis- und Funktionsseiten von bexio, abgerufen am 3. November 2026. Links zu bexio sind Partnerlinks.
- Die Vorlagen sind kostenlos und ohne Gewähr. Diese Seite ist keine Rechts- oder Steuerberatung, im Zweifel fragen Sie die ESTV oder Ihren Treuhänder.
