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Was in der Mahnung-Vorlage steckt
Jeder Brief hat eine eigene Seite mit Briefkopf, Adressfeld für das Fenstercouvert und einer Tabelle mit Rechnungsnummer, offenem Betrag und Verzugszins. Sie löschen die Seiten, die Sie gerade nicht brauchen.
- ZahlungserinnerungFreundlich, ohne Zins und Gebühren. Oft reicht schon das.
- 1. und 2. MahnungMit Verzugszins und Zeile für eine Mahngebühr, falls vereinbart. Der Ton wird von Brief zu Brief bestimmter.
- Letzte Mahnung vor BetreibungMit letzter Frist und der Ankündigung, dass Sie danach betreiben.
Mahnstufen
Die vier Mahnstufen im Überblick
Vorgeschrieben ist keine dieser Stufen, auch nicht ihre Zahl. Bewährt hat sich dieser Ablauf mit je etwa zehn Tagen Frist.
- Zahlungserinnerung
Wenige Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist. Freundlich, mit Kopie der Rechnung und neuer Frist. Viele haben die Rechnung einfach übersehen.
- 1. Mahnung
Rund zwei Wochen später. Sachlich, mit Verzugszins und einer Mahngebühr, wenn sie vorher vereinbart war. Bieten Sie ein Gespräch oder Raten an.
- 2. Mahnung
Bestimmt im Ton. Sie verweisen auf die bisherigen Schreiben und kündigen weitere Schritte an.
- Letzte Mahnung
Mit klarer letzter Frist und der Ankündigung, dass Sie danach die Betreibung einleiten. Halten Sie das dann auch ein.
Bei guten Kunden wirkt ein kurzer Anruf oft schneller als ein Brief. Fragen Sie, ob die Rechnung angekommen ist und ob etwas unklar war. Das KMU-Portal des Bundes empfiehlt denselben Weg: erst Kontakt, dann ein bis drei Mahnschreiben.
Verzug
Ab wann ist der Kunde im Verzug?
Ab der Mahnung.
Ist eine Rechnung fällig, gerät der Kunde mit der Mahnung in Verzug. Ohne Mahnung nur, wenn Sie einen bestimmten Zahlungstermin vereinbart haben, etwa in der Offerte oder den AGB, die der Kunde angenommen hat (Art. 102 OR). Ein Datum allein auf Ihrer Rechnung ist in der Regel keine solche Vereinbarung.
- 3.11.Rechnung verschicktZahlbar bis 3. Dezember, kein Termin vereinbart.
- 3.12.Frist abgelaufenFällig, aber noch kein Verzug. Noch kein Zins.
- 7.12.Zahlungserinnerung verschicktAuch eine freundliche Erinnerung ist eine Mahnung, wenn sie die Zahlung klar verlangt.
- 8.12.Erinnerung kommt an: VerzugAb jetzt läuft der Verzugszins von 5 % pro Jahr (Art. 104 OR).
Zins und Gebühren
Verzugszins und Mahngebühren: was Sie verlangen dürfen
Den Verzugszins gibt das Gesetz Ihnen automatisch. Für Mahngebühren brauchen Sie eine Vereinbarung, bevor der Kunde in Verzug ist.
5 %
Verzugszins pro Jahr
Ab Verzug, wenn nichts Höheres vereinbart ist. Er ist auch geschuldet, wenn den Kunden kein Verschulden trifft.
Art. 104 OR
Vertrag
Mahngebühr nur mit Abmachung
Steht sie in der angenommenen Offerte oder in Ihren AGB, dürfen Sie sie verlangen. Ohne Abmachung kaum durchsetzbar.
Bericht des Bundesrates zu Inkassopraktiken
1. Brief
Erste Mahnung kostenlos
Vor der ersten Mahnung ist der Kunde meist noch nicht im Verzug. Deren Kosten muss er nach überwiegender Lehre nicht ersetzen.
Eigener Aufwand
Ihre Zeit zählt nicht als Schaden
Die Kosten für den eigenen Aufwand, also Ihre Zeit für Briefe und Anrufe, sind in der Regel nicht ersatzfähig. Zu hohe vereinbarte Gebühren kann ein Gericht herabsetzen. Bleiben Sie also bei kleinen, üblichen Beträgen.
Rechnung über CHF 2'264.70, Verzug seit 8. Dezember, 1. Mahnung am 22. Dezember: 14 Tage Verzugszins, gerechnet auf 365 Tage.
CHF 2'264.70 × 5 % × 14 / 365 = CHF 4.34
Total offen: CHF 2'264.70 + CHF 4.34 = CHF 2'269.04
Mahnung schreiben
Der richtige Ton in der Mahnung
Sie wollen das Geld und meistens auch den Kunden behalten. Klar in der Sache und höflich in der Form wirkt am besten.
So wirkt es
- Konkret: Rechnungsnummer, Datum, Betrag und eine Frist mit Datum
- Rechnungskopie mit Zahlteil beilegen, damit die Zahlung eine Minute dauert
- Einen Ausweg anbieten: Ratenzahlung, Rückruf, Ansprechperson
- Angekündigte Schritte auch wirklich machen
Besser nicht
- Drohungen, die Sie nicht umsetzen wollen
- Gebühren, die nie vereinbart waren
- Vorwürfe wie «schon wieder» oder Grossbuchstaben
- Wochenlang warten: je älter die Rechnung, desto schlechter die Chancen
Betreibung
Wenn nichts hilft: die Betreibung
10 Tage.
So lange hat der Schuldner nach Zustellung des Zahlungsbefehls Zeit für den Rechtsvorschlag. Eine Mahnung ist keine Voraussetzung für die Betreibung, aber sehr zu empfehlen. Jeden Schritt leiten Sie als Gläubiger selbst ein. Bei kleinen Beträgen lohnt sich der Aufwand oft nicht.
- 1BetreibungsbegehrenBeim Betreibungsamt am Wohnort oder Firmensitz des Schuldners, auch online über EasyGov. Die Kosten schiessen Sie vor, bei Forderungen unter CHF 10'000 laut KMU-Portal rund CHF 50 bis 100. Sie werden der Schuld zugerechnet.
- 2ZahlungsbefehlDas Amt stellt dem Schuldner den Zahlungsbefehl zu.
- 3RechtsvorschlagInnert 10 Tagen nach Zustellung kann der Schuldner Rechtsvorschlag erheben. Dann ruht die Betreibung.
- 4RechtsöffnungSie beantragen beim Gericht die Rechtsöffnung und legen Belege vor, etwa die unterschriebene Offerte.
- FortsetzungOhne Rechtsvorschlag oder nach der Rechtsöffnung verlangen Sie die Fortsetzung der Betreibung.
Mahnwesen automatisch
Mahnungen, die sich selbst verschicken
Mit Word und Excel müssen Sie selbst daran denken, welche Rechnung wann fällig war. Bei zehn offenen Posten geht das, bei fünfzig nicht mehr.
- Mahnungen nach Ihren RegelnIn bexio legen Sie Zeitpunkt und Anzahl der Mahnungen fest, das Programm verschickt sie automatisch.
- Zahlungen erkennenAb dem Paket Advanced holt bexio die Zahlungen von über 60 Banken und ordnet sie den offenen Rechnungen zu. Wer bezahlt hat, bekommt keine Mahnung.
- QR-Rechnung inklusiveDer Zahlteil mit QR-Code entsteht automatisch, auf Wunsch auch als eBill.
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Fragen
Häufige Fragen zur Mahnung
Die Word-Vorlage mit allen vier Briefen ist kostenlos und ohne Anmeldung.
Antworten
Wie schreibe ich eine Mahnung?
Nennen Sie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offenen Betrag, setzen Sie eine neue Frist mit Datum und legen Sie eine Kopie der Rechnung mit Zahlteil bei. Ab der 1. Mahnung kommt der Verzugszins dazu. Bleiben Sie sachlich und bieten Sie bei Bedarf eine Ratenzahlung an.
Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?
Vor allem der Ton. Rechtlich ist auch eine freundliche Zahlungserinnerung eine Mahnung, wenn sie die Zahlung klar verlangt. Ab ihrem Zugang ist der Kunde im Verzug und schuldet 5 % Verzugszins (Art. 102 und 104 OR).
Wie viele Mahnungen muss ich vor der Betreibung schicken?
Keine. Eine Mahnung ist keine Voraussetzung für die Betreibung. Üblich sind trotzdem ein bis drei Schreiben, weil viele Kunden dann zahlen und Ihnen Kosten und Ärger erspart bleiben.
Darf ich Mahngebühren verlangen?
Nur, wenn Sie sie vorher vereinbart haben, etwa in der angenommenen Offerte oder in den AGB. Ohne Abmachung ist die erste Mahnung kostenlos, und Ihren eigenen Aufwand bekommen Sie in der Regel nicht ersetzt.
Wie hoch ist der Verzugszins in der Schweiz?
5 % pro Jahr, wenn nichts anderes vereinbart ist (Art. 104 OR). Er läuft ab dem Verzug, also ab Zugang der ersten Mahnung oder ab einem vereinbarten Zahlungstermin.
Was passiert nach dem Rechtsvorschlag?
Die Betreibung ruht. Sie müssen beim Gericht die Rechtsöffnung beantragen und Belege vorlegen, zum Beispiel einen Vertrag oder die unterschriebene Offerte. Erst danach können Sie die Fortsetzung der Betreibung verlangen.
Quellen und Stand
- Obligationenrecht, Art. 102 (Verzug) und Art. 104 (Verzugszins), abgerufen am 3. November 2026
- Bericht des Bundesrates: Rahmenbedingungen der Praktiken von Inkassounternehmen (Mahngebühren, Kosten der ersten Mahnung, eigener Aufwand)
- KMU-Portal: Betreibungsbegehren und KMU-Portal: Was tun bei Zahlungsverzug?, abgerufen am 3. November 2026
- Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs (SchKG)
- Funktionsseiten von bexio, abgerufen am 3. November 2026. Links zu bexio sind Partnerlinks.
- Die Vorlage ist kostenlos und ohne Gewähr. Diese Seite ist keine Rechtsberatung, im Zweifel fragen Sie eine Anwältin oder Ihren Treuhänder.
